Was sind die Herausforderungen der IP-Sachbearbeitung in der heutigen Zeit?

Digitale Transformation UND Zusammentragen von Informationen in Papierakten

Das moderne Drama in der IP-Bearbeitung: Ein ständiges Jonglieren und Zusammenführen von Daten mit hohem Zeitaufwand.

Nach wie vor besteht der Arbeitsalltag der meisten IP-Abteilungen, Patentanwaltskanzleien und Rechtsanwaltskanzleien im gewerblichen Rechtsschutz aus einer Mischwelt zwischen Digitalisierung und herkömmlicher "Papierarbeit". Beide Welten, Papier und Digitalisierung, haben oder hatten ihre Vorteile, teilweise sind sie von der Rechtssprechung vorgegeben, teilweise aus historischen Gründen noch vorhanden.

Wichtig ist zu erkennen: Was heute gelebt wird, nämlich die parallele Bedienung beider Welten, führt im Vergleich zu der früheren Welt zu einer erheblichen Mehrbelastung, die, dadurch dass sie zur Selbstverständlichkeit geworden ist, nicht mehr als problematisch betrachtet und somit von vielen Betrieben als normal hingenommen wird.

Dabei muss man, gerade in der IP-Welt, bei der Bearbeitung von Vorgängen im gewerblichen Rechtsschutz extrem fokussiert bleiben, da wesentliche Informationen kontinuierlich ausgetauscht und dokumentiert werden. Nicht nur das, diese wesentlichen Informationen werden teilweise "gefischt". Manchmal in alten Ablagen, ein anderes Mal aus den Köpfen der Experten, dann wieder aus verschiedenen digitalen Quellen, Fundstellen im Internet, u.dgl.. Das Zusammentragen und lückenlose Festhalten erfordert ein hohes Maß an Konzentration, Ausdauer und Disziplin.

‍

Hinzu kommen immer neue Herausforderungen, die ein fortschrittliches Unternehmen, das zufriedene Angestellte und zufriedene Abnehmer haben möchte, betrachten sollte. Diese Herausforderungen, wie beispielsweise die immer wichtiger werdende Work-Lifebalance, das Streben nach Stundenreduktion, die sinnvollen Lösungsansätze der Aufteilung einzelner Aufgabenbereiche unter verschiedenen Mitarbeitern, erfordern größtmögliche Flexibilität und Struktur um die Unternehmung nicht zu gefährden.

Dabei ist es von großer Bedeutung, bei Bedarf auf externe Mitarbeiterressourcen zugreifen zu können, um die Flexibilität und Struktur des eigenen Unternehmens größtmöglichst zu unterstützen.

Das Gute ist, dass man externe Helfer bei Bedarf beauftragen kann und um die internen Mitarbeiter herum sozusagen als Flankierung eben dieser ansiedeln kann, was die unternehmenseigene Belegschaft weiter stabilisiert und gleichzeitig für Flexibilität sorgt.

‍

In der dynamischen modernen Welt der IP-Sachbearbeitung sind IP-Abteilungen und Patentanwaltskanzleien einem ständigen Wandel unterworfen.

Ein hohes Maß an Dokumentation, absolute Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit, enge, zum Teil nicht verschiebbare Fristen, komplexe Vorgänge und ein entsprechend hoher Arbeitsaufwand prägen den Alltag. In dieser herausfordernden Situation kann die Unterstützung durch ein professionelles Softwareunternehmen, das nicht nur Software sondern auch IP-Dienstleistungen durch eigene Patentfachangestellte erbringt eine wertvolle Entlastung sein, vor allem, wenn es gilt, Spitzen auszugleichen.

Wir von der Continux selektieren die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Sie. Alle unsere Mitarbeiter, die in Ihrem Auftrag mit Arbeiten beschäftigt werden, sind bei uns fest angestellt. Wir legen großen Wert auf eine entsprechende Ausbildung und Expertise und sorgen für die Qualität der zu liefernden Arbeiten. Wir schulen und fördern unsere Mitarbeiter, damit die notwendige Expertise ständig für Sie auf dem aktuellsten Stand bleibt. Denn wir wissen, Exzellenz entsteht nicht durch Worte, sondern durch Taten. Selbstverständlich unterstützt uns dabei unsere Software Continux, und doch ist Continux Software in diesem Fall kein Muss. Wir bedienen auch andere Strukturen und tragen als Berater zum Gelingen Ihres Unternehmens bei.

Das Continux-Expertenteam übernimmt für Sie vielfältige Aufgaben im IP-Management:

Unsere Patentfachangestellten, IP-Referenten und -Sachbearbeiter verfügen über ein breites Spektrum an Fähigkeiten und können in zahlreichen Bereichen unterstützend tätig sein.

Unter anderem bieten wir Mitarbeit bei folgenden Tätigkeiten an:

·       Formale Überarbeitung von Schriftsätzen: Entwürfe von Patentanmeldungen, Einsprüchen, Rechercheberichtenund anderen Dokumenten,

·       EP-Patente: Validierung von EP-Patenten,

·       Koordination von Einheitspatenten,

·       Nationalisieren von PCT-Anmeldungen,

·       Übersetzungen,

·       Beauftragung von Auslandsanwälten in Ihrem Namen,

·       Datenqualifizierung und -kontrolle,

·       Fristenüberwachung und -koordination,

·       Unterstützung bei der Bearbeitung von Wiedervorlagen,

·       Pflege der Patentverwaltungssoftware,

·       Pflege der Markenverwaltungssoftware,

·       Organisation der Jahresgebührenzahlungen,

·       Kontrolle der bibliographischen Mitteilungen,

·       Teilautomatischer Datenabgleich mit den Ämtern und Bericht über darausfolgende Schritte,

·       Recherche und Analyse  von Patenten,Gebrauchsmustern und anderen Schutzrechten,

·       Analyse von Prioritätsdokumenten,

·       Feststellung des Stands der Technik,

·       Fallbearbeitung, dabei Unterstützung von der Aktenanlage bis Kommunikationmit dem Patentamt,

·       Führen der Korrespondenz je nach Auftraggeber mit Mandanten oder Patentanwälten,Ämtern und anderen Beteiligten,

·       Projektmanagement inclusive Kostenmanagement und Koordination von Projekten,

·       Erstellen und Aufbereiten von Statistiken, dabei Erhöhen der Lesbarkeit jenach Anwendergruppe,

·       Vorbereiten und Koordination von IP-Review-Sitzungen,

·       u.v.m., lassen Sie uns Ihre Anforderungen wissen!

‍

‍

Was sind die Vorteile vom Einsatz externer Mitarbeiter?

‍Flexibilität und Expertise

Freie Patentfachangestellte sind flexibel einsetzbar und können ihre Arbeitszeit an den Bedarf des Betriebes beliebig anpassen. Sie bringen Expertise in verschiedenen technischen Fachgebieten und Rechtskenntnisse im Patentrecht, im Markenrecht und im gewerblichen Rechtsschutz mit.

Vorteile für Ihren IP-Betrieb

Die Zusammenarbeit mit einer freiberuflichen Patentfachangestellten bietet zahlreiche Vorteile für Patentanwaltskanzleien und IP-Abteilungen von Industrien:

• Kosteneinsparung: Freie Mitarbeiter sind im Vergleich zu festangestellten Mitarbeitern bei betriebswirtschaftlicher Betrachtung oftmals kostengünstiger, sofern die Stundenhonorare auf einem angemessenen Niveau sind. Dies allein schon aus dem Grund, dass freie Mitarbeiter sehr gezielt vorübergehend eingesetzt werden können für Spitzen oder als Vertretung. Die Kosten, die die freie Mitarbeit im Unternehmen verursacht können präzise für bestimmte Vorgänge einkalkuliert werden. Diese Vorgänge sind meist autonom bearbeitbare Werke, deren Nutzen im Unternehmen kalkulierbar ist und somit die Rechnung bei Einsatz von einem externen einfach darstellbar ist.

• Entlastung der Mitarbeiter: Durch die Unterstützung einer freiberuflichen Kraft können sich die festangestellten Mitarbeiter auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und in Zeiten der übermäßigen Auslastung Unterstützung erfahren. Auch Urlaubsvertretungen, Mutterschaft, Erziehungsurlaub, Krankheit und andere Ausfälle, wie beispielsweise Geschäftsreisen können genutzt werden, den Mitarbeiter zu entlasten und nicht zu konstanter Überlastung führen.
• Auslagerung von unangenehmen Arbeiten, die viel Aufwand und Zeit erfordern: Als mitarbeiterorientierter Betrieb sollte man durchaus auch einmal darüber nachdenken, ob man die ein oder andere Aufgabe, die die internen Mitarbeiter unnötig aufhalten nicht einem externen Mitarbeiter übertragen sollte. Das erhöht die Motivation der eigenen Mitarbeiter erheblich.

• Erhöhte Effizienz: Die Arbeitsabläufe werden effizienter und produktiver, wenn Sie externe mitarbeiten lassen. Das ist nachweislich zurückzuführen auf den Effekt, der entsteht, wenn bestimmte Arbeiten paketiert werden, um einen externen Mitarbeiter diese Arbeiten durchführen zu lassen. Die Seiteneffekte sind oftmals, dass bei diesem Paketieren unnötige interne Vorgehensweisen, die sich über die Jahre eingeschlichen haben, wieder über Bord geworfen werden. Der externe Mitarbeiter sieht die Vorgänge auch aus einer entfernten Brille, die dazu beiträgt, dass Impulse entstehen, eingetretene Pfade zu verlassen und gemeinsam mit dem externen auf kürzere, effizientere Wege "abzubiegen".

• Flexibilität: Freie Mitarbeiter können bei Bedarf kurzfristig hinzugezogen werden, um Engpässe zu vermeiden. Das ist schlichtweg ein sehr effektives Instrument, die eigenen Mitarbeiter zu unterstützen und den Betrieb am Laufen zu halten.
• Spezialwissen: Freie Mitarbeiter verfügen oft über Spezialwissen in bestimmten technischen Fachgebieten, das im IP-Betrieb nicht in der Tiefe vorhanden sein kann. Dabei spielt es aber keine Rolle, ob ein IP-Betrieb sämtliche Bereiche unbedingt intern abdecken muss, denn durch den Pool an externen Experten kann man sich jederzeit bedienen, ohne jeden Aspekt des KnowHows intern vorhalten zu müssen, das man ggf. nicht so oft benötigt.

‍

‍